การเตรียมหมวดหมู่ก่อนเพิ่มรายการสินค้าผ่านไฟล์

ไปที่เว็บไซต์ login.gpos.co.th กรอก อีเมล และ รหัสผ่าน แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ หลังจากเข้าสู่ระบบแล้ว จำเป็นต้องสร้างหมวดหมู่สินค้าเป็นอันดับแรก สามารถดูรายละเอียดขั้นตอนการสร้างหมวดหมู่ได้ที่หัวข้อ วิธีสร้างหมวดหมู่

หมายเหตุ : หากยังไม่ได้สร้างหมวดหมู่ จะไม่สามารถนำเข้าหรือเพิ่มรายการสินค้าผ่านไฟล์ได้ หมวดหมู่ใช้สำหรับจัดกลุ่มสินค้าให้เป็นระเบียบ

1. การเข้าสู่เมนูรายการสินค้า

เมื่อสร้างหมวดหมู่เรียบร้อยแล้ว กลับไปที่เมนู “รายการ” เลือกหัวข้อ “รายการ” ระบบจะแสดงหน้ารายการสินค้า ดูหัวข้อ นำเข้า/ส่งออก

2. ดาวน์โหลดเทมเพลต

คลิกที่หัวข้อ “นำเข้า/ส่งออก” ระบบจะแสดงตัวเลือก ทำการเลือก “ดาวน์โหลดเทมเพลต” ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ Excel สำหรับใช้กรอกข้อมูลรายการสินค้า

3. บันทึกไฟล์เทมเพลต

ระบบจะขึ้นให้ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ คลิก บันทึก เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel ไว้ใช้กรอกข้อมูลสินค้า

3.1 เปิดไฟล์เทมเพลตและอ่านคำอธิบาย

ทำการเปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดจากระบบ อ่าน ข้อกำหนดและคำอธิบาย ที่อยู่ด้านบนของไฟล์อย่างละเอียด

หมายเหตุ : ควรอ่านทุกบรรทัดบนส่วนหัวของไฟล์ก่อนเริ่มกรอกข้อมูล เพื่อให้เข้าใจเงื่อนไขทั้งหมดของระบบ

3.2 กรอกชื่อรายการและชื่อสินค้า

• ระบุ ชื่อรายการ - ชื่อที่จะปรากฏบนระบบหน้าร้าน (POS)
• ระบุ ชื่อสินค้า - ชื่อรายการสำหรับใช้งานบนแพลตฟอร์ม GrabFood หากร้านมีการเชื่อมต่อกับ Grab

3.3 การกรอกข้อมูลบาร์โค้ดสินค้า

ช่องบาร์โค้ดเป็นช่องสำคัญสำหรับสินค้าที่มีรหัสเฉพาะ หากสินค้ามีบาร์โค้ดสามารถกรอกตัวเลขบาร์โค้ดได้ทันที หากสินค้าไม่มีบาร์โค้ด สามารถเลือกวิธีจัดการได้ 2 แบบ คือ

• ระบบสร้างบาร์โค้ด - ระบบจะทำการสร้างบาร์โค้ดให้กับรายการสินค้าอัตโนมัติหลังจากนำเข้าไฟล์ สามารถดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อ ระบบสร้างบาร์โค้ดผ่านไฟล์ Excel
• ไม่มีบาร์โค้ด - สำหรับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด เช่น อาหารสด อาหารปรุงสำเร็จ เป็นต้น

หมายเหตุ : ระบบรองรับตัวเลขบาร์โค้ด 5–14 หลัก

3.4 กรอกหมวดหมู่

ระบุ หมวดหมู่ ของสินค้าให้ตรงกับหมวดหมู่ที่สร้างไว้ในระบบหลังร้าน

หมายเหตุ : ต้องสะกดให้ตรงกัน 100% หากสะกดไม่ตรง ระบบจะไม่สามารถจัดหมวดหมู่สินค้าได้อย่างถูกต้อง

3.5 กรอกข้อมูลตัวแปรสินค้า

ใช้ในกรณีที่สินค้าเดียวกันมีหลายรูปแบบ หลายราคา หรือหลายขนาด เช่น ธรรมดา / พิเศษ , ร้อน / เย็น / ปั่น หรือ S / M / L

3.6 ระบุราคาขายและราคาต้นทุน

ราคาขาย - ราคาเป็นเงินบาทที่ต้องการให้ระบบขายบน POS

ราคาต้นทุน - ราคาใช้สำหรับคำนวณต้นทุนสินค้า หากมีการระบุ ระบบจะคำนวณกำไรสุทธิให้อัตโนมัติ

3.7 ระบุจำนวนสต็อกและกำหนดสต็อกขั้นต่ำ

จำนวนสต็อก - ระบุจำนวนสินค้าที่มีในคลัง ระบบจะตัดสต็อกอัตโนมัติเมื่อมีการขายสินค้า

สต็อกขั้นต่ำ - เมื่อสต็อกลดลงถึงจุดที่กำหนด ระบบจะขึ้น แจ้งเตือน

3.8 เลือกประเภทการขาย

ให้กดที่ช่องว่างของคอลัมน์การขาย จากนั้นคลิก ลูกศรลง เพื่อเลือกประเภทที่ต้องการ

• ต่อชิ้น - ใช้สำหรับสินค้าที่ขายเป็นจำนวนชิ้น เช่น ขนมขบเคี้ยว, อาหารอัดสำเร็จ, เครื่องดื่ม
• ตามน้ำหนัก - ใช้สำหรับสินค้าที่ขายตามกิโลกรัม เช่น ผักสด เนื้อสัตว์ ผลไม้

หมายเหตุ : ราคาที่ตั้งคือราคาต่อหน่วยตามประเภทที่เลือก

3.9 ระบุหน่วยสินค้า

กรอก หน่วยนับ (คำนาม) ของสินค้า เช่น ชิ้น , จาน , แก้ว , ถ้วย หรือ กิโลกรัม

3.10 เลือกสถานะการขาย

คลิกช่องสถานะการขาย แล้วเลือกจากลูกศรลง

• พร้อมขาย - สินค้าจะถูกเปิดขายบนระบบทันทีหลังนำเข้าไฟล์
• เลิกขาย - สินค้าจะถูกเพิ่มในระบบหลังร้าน แต่จะ ไม่ถูกเปิดขาย บนหน้าร้าน

กรณีใช้งาน : ใช้เมื่อยังไม่พร้อมขายทันที แต่ต้องการเตรียมข้อมูลไว้ก่อน

3.11 กรอกคำอธิบายสินค้า

ระบุคำอธิบายที่ต้องการแสดงให้ลูกค้าเห็น ข้อมูลนี้จะแสดงบน GrabFood (เฉพาะร้านมีการเชื่อมต่อกับ Grab)

3.12 บันทึกไฟล์หลังกรอกข้อมูลครบถ้วน

ตรวจสอบรายการทั้งหมดให้เรียบร้อย คลิก บันทึก ในโปรแกรม Excel ระบบจะให้ใส่ชื่อไฟล์ตามต้องการ กด Save เพื่อบันทึกไฟล์ไว้สำหรับนำเข้าสู่ระบบ GPOS

4. การนำเข้าไฟล์รายการสินค้าสู่ระบบหลังบ้าน

กลับไปที่ระบบหลังบ้าน (Back Office) ไปที่เมนู “รายการ” เลือกหัวข้อ “นำเข้า/ส่งออก”คลิกปุ่ม “นำเข้ารายการ”

5. เลือกไฟล์รายการเพื่ออัปโหลดเข้าสู่ระบบ

ระบบจะแสดงหน้าต่างสำหรับเลือกไฟล์ คลิกเลือกไฟล์ Excel ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ กด Open เพื่อเริ่มนำเข้าไฟล์

6. การยืนยันการนำเข้าสำเร็จ

เมื่อระบบนำเข้าข้อมูลเสร็จสิ้น ระบบจะแสดงข้อความ “นำเข้าสำเร็จ” คลิกปุ่ม “สำเร็จ” เพื่อปิดหน้าต่างแจ้งเตือน

7. ตรวจสอบรายการสินค้าในระบบ

หลังจากนำเข้าเรียบร้อยให้ตรวจสอบความถูกต้อง โดยไปที่เมนู รายการ ตรวจสอบว่ารายการสินค้าที่นำเข้าปรากฏครบถ้วน ตรวจสอบข้อมูลแต่ละช่องว่าตรงตามไฟล์ Excel